Configurando a Carta Oferta na Plooral

A carta oferta é uma funcionalidade que compõe a última etapa do processo seletivo. A partir de uma automação, é realizado o envio da oferta ao candidato selecionado para o aceite e a formalização da proposta de contratação. É possível gerenciar as propostas feitas, ter múltiplas cartas ofertas salvas e criar um fluxo de aprovação antes do envio. 

Neste artigo, vamos explicar como configurar a funcionalidade de carta oferta na Plooral e como ela pode ser uma aliada poderosa para sua empresa na busca pelos melhores talentos do mercado.

Este artigo abrange os seguintes tópicos:

• Porque utilizar a carta oferta no meu processo? 
• Configurando seu Modelo de Carta Oferta na Plooral 
• Restrições 
• Fluxo de Aprovação da Carta Oferta
• Enviando a Carta Oferta para o candidato

Porque utilizar a carta oferta no meu processo? 

A carta oferta é uma funcionalidade poderosa para empresas que desejam agilizar o processo de contratação e garantir que o candidato escolhido tenha uma experiência positiva desde o primeiro contato com a empresa. Veja abaixo algumas das principais vantagens de utilizar a carta oferta no processo de recrutamento e seleção:

• Formalização da proposta: A carta oferta formaliza a proposta de contratação e torna mais clara a oferta salarial, benefícios, responsabilidades e prazos, evitando assim possíveis mal-entendidos entre a empresa e o candidato.

• Agilidade no processo de contratação: Com a carta oferta, a empresa pode formalizar a proposta de contratação de forma rápida e eficiente, acelerando o processo de contratação e reduzindo o tempo de espera do candidato.

• Aumento da transparência: A carta oferta aumenta a transparência do processo de contratação, demonstrando ao candidato que a empresa está comprometida em seguir as leis trabalhistas e oferecer um ambiente de trabalho justo e transparente.

• Maior segurança jurídica: A carta oferta serve como um documento jurídico que formaliza a oferta de trabalho e pode ser utilizado como prova em caso de litígios trabalhistas.

Agora que sabemos um pouco mais sobre a carta oferta, vamos aprender como podemos usar essa funcionalidade na Plooral! 

Configurando seu Modelo de Carta Oferta na Plooral 

Para configurar seu modelo de carta oferta, o primeiro passo é criar uma proposta personalizada em um editor de texto e salvá-la no formato .docx. A carta pode ser personalizada de acordo com a identidade visual da sua empresa, com o uso de logotipos e textos que reflitam sua marca. Solte a imaginação e crie uma proposta única e atraente para seus candidatos.

Neste artigo, apresentamos um guia detalhado sobre como criar o modelo da carta oferta personalizada para seus candidatos. É fundamental seguir cada passo com atenção para que sua carta fique adequada. Assim que finalizar a configuração do modelo, você poderá retornar a este artigo para aprender como enviar a carta oferta pela Plooral.

Depois da criação do modelo da carta oferta no formato .docx, é hora de adicioná-lo à Plooral para que possa escolhê-lo na hora de enviar a proposta ao candidato. 

• Vá em 'Configurações', dentro do ambiente de R&S, e clique na opção 'Carta Oferta'; 
• Clique em 'Novo Modelo de Carta Oferta' no canto superior direito; 

• Escolha um nome que identifique seu modelo. É possível salvar uma quantidade ilimitada de modelos para escolher no momento do envio da oferta. Por isso, é importante selecionar um nome que facilmente identifique do que ele se trata.
• Logo em seguida, escolha o texto do e-mail que acompanhará a carta oferta. Utilize as tags dinâmicas para puxar as informações do candidato e, se desejar, pode deixar um modelo de mensagem salvo para facilitar esse processo.

• O próximo passo é adicionar o modelo da carta oferta, que precisa obrigatoriamente estar no formato .docx. Caso não tenha um editor de texto que permita salvar nesse formato, você pode utilizar um software para fazer a conversão. 

Você ainda não criou o modelo de carta oferta ou não sabe como fazê-lo? Clique aqui para aprender o passo a passo. É importante que você tenha o modelo criado antes de prosseguir com a configuração da carta oferta personalizada. 

• Para ter certeza que o modelo foi processado de forma correta pelo sistema, é só verificar a lista de campos identificados após o upload do documento.

Aqueles campos que irão buscar informações automaticamente do perfil do candidato estão identificados como "Preenchimento Automático", enquanto os demais campos da carta oferta são dinâmicos e devem ser preenchidos no momento de envio da proposta.

Restrições

Apenas os usuários administradores manipulam modelos de carta oferta. No entanto, você pode querer estabelecer restrições para que a carta oferta só apareça como opção para os recrutadores quando estiver relacionada ao departamento, tipo de vaga ou marcador específicos.

Suponha que você esteja adicionando uma carta oferta específica para o time jurídico, com atividades já pré-definidas. Para garantir que as outras equipes não tenham acesso a essa carta como opção, é possível configurá-la para aparecer apenas quando uma vaga for criada na categoria 'jurídico' ou relacionada ao departamento da área.

Além disso, é possível relacionar o modelo de oferta a um marcador para restringir seu acesso por recrutador, unidade, estado, entre outras possibilidades previamente estabelecidas. Para saber mais sobre marcadores, clique aqui.

Aprovação da Carta Oferta

No sistema, toda oferta deve ser criada a partir de um modelo de carta oferta, que só pode ser manipulado por administradores. Para garantir que o processo de oferta ocorra inteiramente dentro do sistema, é possível associar ao modelo o pedido de aprovação da oferta. Dessa forma, o recrutador poderá criar uma oferta que será analisada antes de ser enviada ao candidato.

O processo de aprovação de oferta é mais simplificado do que o fluxo de aprovação de vaga. Cada modelo pode ter pessoas associadas para aprovar a oferta em uma sequência estabelecida previamente no modelo, independente de quem criou a oferta. Quando a última pessoa aprovar, a oferta será enviada por e-mail para o candidato.

• Na tela de edição do modelo, os números na frente do usuário identificam a sequência da aprovação, sendo "1" o primeiro a aprovar, e o maior número o último.

Um administrador pode quebrar essa sequência, aprovando diretamente qualquer oferta aguardando aprovação.

ATENÇÃO: se você realizar alterações na ordem ou nas pessoas do fluxo de aprovação enquanto houver uma carta oferta em processo de aprovação, pode ocorrer um travamento no processo. Nesse caso, será necessário que um administrador aprove ou reprove a oferta diretamente na tela de relatório.

Quando uma carta oferta for enviada com um fluxo de aprovação ativo, as pessoas envolvidas no fluxo receberão um e-mail indicando quando for sua vez de aprovar a oferta. Além disso, você poderá acompanhar todas as cartas em espera na página inicial "Resumo".

Após realizar a configuração do modelo da carta oferta, não se esqueça de salvá-lo. Assim, você já poderá utilizar o modelo para enviar uma oferta.

Enviando a Carta Oferta para o candidato

Agora que vimos como criar o modelo da carta oferta, é importante entender como é feito o envio para o candidato e como ele recebe a proposta.

• Entre no perfil do candidato escolhido para enviar a oferta; 
• Clique em 'Enviar Oferta'. 

• Escolha o modelo que deseja utilizar. Lembrando que se um modelo criado previamente não aparecer aqui, é possível que ele tenha alguma restrição. Clique aqui para saber mais sobre as restrições. 
• No próximo campo, você irá definir a remuneração do colaborador. Em 'Tipo', selecione a recorrência do pagamento, escolha a moeda em que o pagamento será realizado e, por fim, defina o valor total combinado.

• Os próximos campos só irão aparecer se você tiver adicionado campos personalizados à oferta. Esses campos são adicionamos no modelo da carta oferta, permitindo que você preencha as informações específicas do candidato. Caso tenha dúvidas sobre como utilizar os campos da oferta, clique aqui para saber mais. 

É importante lembrar que esses campos são personalizados! Você define qual será o título e onde a informação correspondente irá aparecer na carta oferta.

• Após preencher os campos você pode pré-visualizar a carta oferta antes que ela seja enviada para o candidato. Ao clicar em 'Salvar', se não houver fluxo de aprovação, a carta será enviada para o candidato. 
• No perfil do candidato, você poderá acompanhar o status da oferta. Ao clicar em 'Visualizar a Oferta', serão exibidos os registros relacionados à oferta para que você possa acompanhar todo o processo. Você também poderá visualizar a carta oferta enviada, além de poder reenviar ou remover a oferta a qualquer momento.

Quando o candidato receber a proposta por e-mail, ele poderá visualizar a carta oferta em anexo e terá a opção de aceitar ou recusar a oferta. Caso o candidato opte por recusar a oferta, ele deverá fornecer um motivo para a recusa. Esse motivo será enviado para o recrutador por e-mail e ficará registrado no histórico da oferta, permitindo que o recrutado adapte a oferta se necessário.

Após o candidato aceitar a oferta, o status da carta oferta será alterado para "Aceita" no perfil dele e os recrutadores responsáveis pela vaga receberão um e-mail de confirmação de que a oferta foi aceita. A partir daí, é importante seguir com os trâmites para contratação do candidato, como o envio do contrato e as demais formalidades.

Ao receber a carta oferta, o candidato terá em mãos uma proposta personalizada de acordo com o modelo previamente criado. Todas as informações que foram inseridas pelo recrutador aparecerão corretamente nos campos definidos no modelo. Confira abaixo como ficou a carta oferta criada neste artigo:

A carta oferta é uma etapa fundamental no processo de contratação, garantindo que as informações sobre o cargo, salário e benefícios estejam claras para o candidato. Com o sistema de carta oferta da Plooral, é possível criar modelos personalizados e acompanhar todo o processo de aprovação e envio da proposta de forma simples e eficiente.

Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de ajuda, não hesite em entrar em contato conosco através do nosso suporte. Estamos sempre prontos para ajudar 💙